Guides til bestyrelsen

Praktisk hjælp til bestyrelser i ejerforeninger, andelsboligforeninger og grundejerforeninger: fra indkaldelsen til generalforsamlingen til rykkeren for kontingent.

Generalforsamling

• Dagsorden til generalforsamling: de faste punkterDe punkter en ordinær generalforsamling normalt har, hvad de betyder, og hvordan I tilpasser dem.
• Ekstraordinær generalforsamling: hvornår og hvordanHvornår en ekstraordinær generalforsamling skal holdes, hvem der kan kræve den, og hvordan den indkaldes.
• Forslag til generalforsamling: frister og gode rådHvornår medlemmer skal sende forslag, hvordan et godt forslag skrives, og hvad bestyrelsen gør med dem.
• Fuldmagt til generalforsamling: regler og skabelonHvem man kan give fuldmagt til, hvad den skal indeholde, og en skabelon medlemmerne kan bruge.
• Indkaldelse til generalforsamling: frister, indhold og skabelonHvad en indkaldelse skal indeholde, hvor lang varslet skal være, og en skabelon I kan kopiere.
• Referat af generalforsamling: sådan skriver I det (med skabelon)Hvad et referat skal indeholde, hvem der skriver under, og en skabelon til beslutningsreferat.

Bestyrelsens arbejde

• Bestyrelsesskifte: overdragelse uden at noget går tabtEn tjekliste til overdragelse, når nye medlemmer kommer i bestyrelsen, eller formand og kasserer skifter.
• Formandens opgaver i en foreningHvad formanden har ansvar for i en ejer-, andels- eller grundejerforening, og hvordan opgaverne kan fordeles.
• Forretningsorden for bestyrelsen: skabelonHvad en forretningsorden er, hvad den bør indeholde, og en skabelon bestyrelsen kan vedtage på første møde.
• Kassererens opgaver i en foreningHvad kassereren gør i løbet af året, fra opkrævning og rykkere til regnskab, og hvordan opgaven bliver overskuelig.
• Referat af bestyrelsesmøde: skabelon og gode rådSådan skriver I et kort beslutningsreferat af bestyrelsesmødet, med en skabelon til dagsorden og referat.

Kontingent og økonomi

• Andelsværdi: sådan fastsættes denHvad andelsværdien er, de metoder andelsboligforeninger bruger til at fastsætte den, og hvad bestyrelsen skal huske.
• Budget for foreningen: sådan laver kassereren detEn enkel metode til foreningens årsbudget, de typiske poster, og hvordan kontingentet fastsættes.
• Fordelingstal i ejerforeningen: hvad de betyderSådan bruges fordelingstal til at fordele fællesudgifter og stemmer i en ejerforening, og hvad bestyrelsen skal vide.
• Opkrævning af kontingent: de bedste måder for en foreningBankoverførsel, Betalingsservice, MobilePay eller medlemssystem. Fordele, ulemper og hvordan I holder styr på det.
• Restancer: når et medlem ikke betalerSådan håndterer bestyrelsen restancer trin for trin, fra venlig påmindelse til inkasso, og hvordan I undgår dem.
• Rykker for manglende kontingent: regler og skabelonHvornår I sender rykker, hvad et rykkergebyr må koste efter renteloven, og en skabelon til første rykker.

Medlemmer og ejerskifte

• Ejerskifte: når en bolig eller grund bliver solgtHvad bestyrelsen skal gøre, når et medlem flytter, og et nyt kommer til, så betalinger og medlemsliste passer.
• GDPR i foreningen: medlemslister, mails og billederHvad en ejer-, andels- eller grundejerforening må med medlemmernes oplysninger, og hvordan bestyrelsen overholder reglerne.
• Venteliste i andelsboligforeningen: regler og administrationHvordan en venteliste fungerer i en andelsboligforening, rækkefølgen efter vedtægterne, og hvordan bestyrelsen holder den retfærdig.

Kommunikation med medlemmerne

• Nyhedsbrev til medlemmerne: hvad, hvornår og hvordanSådan holder bestyrelsen medlemmerne orienteret med et kort nyhedsbrev, med idéer til indhold og en skabelon.
• Velkomstbrev til nye medlemmer: skabelonEn skabelon til velkomstbrevet, når en ny ejer, andelshaver eller grundejer flytter ind, og hvad det bør indeholde.

Vedtægter og regler

• Husorden: skabelon til ejer- og andelsboligforeningerHvad en husorden typisk indeholder, hvordan den vedtages, og en skabelon I kan tilpasse.
• Medlemspligt i grundejerforeningen: hvornår skal man være medlem?Hvornår der er pligt til at være medlem af en grundejerforening, hvor reglerne står, og hvad det betyder for kontingentet.
• Vedtægtsændring: sådan gør IHvordan foreningen ændrer sine vedtægter, hvilket flertal der typisk kræves, og hvordan forslaget skrives.

Fællesarealer og vedligehold

• Arbejdsdag i foreningen: planlægning og invitationSådan planlægger I en arbejdsdag, der får mange med og får noget fra hånden, med skabelon til invitationen.
• Snerydning og glatførebekæmpelse i grundejerforeningenHvem der har ansvaret for snerydning på private fællesveje og stier, og hvordan grundejerforeningen kan organisere det.
• Vedligeholdelsesplan for ejendommenHvad en vedligeholdelsesplan er, hvorfor ejer- og andelsboligforeninger bør have en, og hvordan I laver den.