GDPR i foreningen: medlemslister, mails og billeder

Foreninger behandler personoplysninger om deres medlemmer og skal derfor følge databeskyttelsesreglerne (GDPR). Det er sjældent svært, men det kræver orden.

Hvad må foreningen?

Foreningen må behandle de oplysninger, der er nødvendige for at drive foreningen: navn, adresse, kontaktoplysninger, betalinger og den bolig eller grund, medlemskabet knytter sig til. Det kræver ikke samtykke, fordi det er nødvendigt for medlemskabet.

Til andre formål, fx at lægge billeder af medlemmer på hjemmesiden, skal I typisk have samtykke.

Fem gode regler

1. Saml kun det nødvendige. Spørg ikke om oplysninger, I ikke bruger.
2. Ét sted. Medlemslisten skal ikke ligge i kopier på flere private computere og i gamle mails.
3. Begræns adgangen til dem i bestyrelsen, der har brug for den.
4. Slet, når et medlem er flyttet, og I ikke længere har brug for oplysningerne, fx når restancer er afsluttet og regnskabet er lukket.
5. Fortæl medlemmerne, hvad I gør med deres oplysninger, i en kort privatlivstekst.

Typiske faldgruber

• Mails til alle medlemmer med synlige adresser i "Til"-feltet. Brug Bcc eller et system, der sender individuelt.
• Medlemslister med telefonnumre hængt op i opgangen uden samtykke
• Regneark, der forsvinder med et bestyrelsesmedlem, der flytter

Et medlemssystem med personlige logins og rettigheder gør det lettere at holde orden. Ved tvivl kan Datatilsynets vejledninger hjælpe.