Indkaldelse til generalforsamling: frister, indhold og skabelon

Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed, og en beslutning holder kun, hvis generalforsamlingen er indkaldt korrekt. Derfor er indkaldelsen et af de vigtigste dokumenter, bestyrelsen sender ud i løbet af året.

Hvor lang skal varslet være?

Det står i jeres vedtægter. De fleste ejerforeninger, andelsboligforeninger og grundejerforeninger har et varsel på mellem 2 og 4 uger til den ordinære generalforsamling, og ofte et kortere varsel til en ekstraordinær. Læs vedtægterne, før I sætter datoen, og regn baglæns:

1. Dato for generalforsamlingen
2. Seneste dag for indkaldelsen (vedtægternes varsel)
3. Seneste frist for forslag fra medlemmerne, så de kan komme med på dagsordenen
4. Hvornår regnskabet skal være klar og revideret

Hvad skal indkaldelsen indeholde?

• Tid og sted (eller link, hvis I holder den digitalt og vedtægterne tillader det)
• Dagsordenen med alle punkter, der skal stemmes om
• Forslag, der skal behandles, i deres fulde ordlyd. Et forslag om vedtægtsændring skal stå i indkaldelsen, ellers kan der som regel ikke stemmes om det.
• Årsregnskab og budget, eller hvor medlemmerne kan finde det
• Hvem der er på valg, og om de genopstiller
• Regler for fuldmagt, hvis man ikke selv kan komme

Skal den sendes med post?

Det afhænger igen af vedtægterne. Mange foreninger har vedtaget, at indkaldelser kan sendes digitalt, typisk på mail. Har I medlemmer uden mail, så send dem et brev. Gem dokumentation for, hvornår og til hvem indkaldelsen blev sendt; den skal I bruge, hvis nogen siden siger, de ikke har fået den.

Skabelon

Indkaldelse til ordinær generalforsamling i [foreningens navn]

Bestyrelsen indkalder hermed til ordinær generalforsamling
[ugedag] den [dato] kl. [tid] i/på [sted].

Dagsorden
1. Valg af dirigent og referent
2. Bestyrelsens beretning
3. Godkendelse af årsregnskab
4. Godkendelse af budget og kontingent for [år]
5. Indkomne forslag
6. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter
7. Valg af revisor
8. Eventuelt

Årsregnskab, budget og indkomne forslag er vedlagt.
Kan du ikke deltage, kan du give fuldmagt til et andet medlem
eller et medlem af din husstand. Fuldmagten skal være skriftlig.

Med venlig hilsen
Bestyrelsen

Tilpas dagsordenen til jeres vedtægter: Andelsboligforeninger har typisk også et punkt om andelsværdien, og nogle grundejerforeninger har punkter om veje og fællesarealer.

Gode råd

• Send indkaldelsen et par dage før fristen, ikke på sidste dag.
• Skriv forslagene, så de kan stemmes ja eller nej til.
• Bed om tilmelding, hvis I skal bestille lokale eller kaffe.
• Send en påmindelse et par dage før.

Med et medlemssystem som Samlet Forening sender I indkaldelsen til alle husstande på én gang og kan se, hvem der har fået den.