Referat af generalforsamling: sådan skriver I det (med skabelon)

Referatet er foreningens dokumentation for, hvad generalforsamlingen besluttede. Banken, kommunen, en køber eller en ny bestyrelse kan få brug for det, så det skal være klart og til at finde igen.

Beslutningsreferat eller udførligt referat?

De fleste foreninger skriver et beslutningsreferat: hvad der blev besluttet, og hvordan der blev stemt. Det er nok i langt de fleste tilfælde. Et udførligt referat med alle indlæg er svært at skrive og fører ofte til diskussion om, hvem der sagde hvad.

Hvad skal stå i referatet?

• Dato, tid og sted
• Hvor mange medlemmer der var til stede, og hvor mange fuldmagter
• Hvem der blev valgt som dirigent og referent
• At dirigenten konstaterede, om generalforsamlingen var lovligt indkaldt
• For hvert punkt: beslutningen, og ved afstemninger stemmetallet (for, imod, hverken for eller imod)
• Hvem der blev valgt til bestyrelse, suppleanter og revisor
• Underskrift fra dirigenten, og ofte også fra bestyrelsen, efter vedtægterne

Skabelon

Referat af ordinær generalforsamling i [foreningens navn]
[dato], kl. [tid], [sted]

Til stede: [antal] medlemmer, heraf [antal] ved fuldmagt.

1. Valg af dirigent og referent
   [Navn] blev valgt som dirigent og [navn] som referent.
   Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt.

2. Bestyrelsens beretning
   Beretningen blev godkendt.

3. Årsregnskab
   Regnskabet blev godkendt.

4. Budget og kontingent
   Budgettet blev vedtaget med et kontingent på [beløb] kr.

5. Indkomne forslag
   Forslag 1 ([emne]): Vedtaget med [x] stemmer for og [y] imod.

6. Valg
   Valgt til bestyrelsen: [navne]. Suppleanter: [navne].

7. Eventuelt
   [Kort om emner, der blev drøftet.]

Dirigent: ______________________

Efter mødet

Send referatet til alle medlemmer inden for et par uger, og gem det sammen med indkaldelsen og bilagene. Bliver referatet gemt i en fælles mappe eller et medlemssystem frem for i en privat indbakke, kan næste bestyrelse også finde det.